5 tipp az iratok rendszerezéséhez

Oszd fel irataid három fő kategóriába - személyes, pénzügyi dokumentumok és vásárlási bizonylatok. Használj egy nagy iratgyűjtőt minden kategóriához, és címkézd fel, hogy később tudd, mi van benne. A mappán belül oszd a dokumentumokat alkategóriákra, amiket mappákba, iratvédőkbe vagy borítékokba helyezhetsz.

A személyes dokumentumok esetében tedd külön a születési anyakönyvi kivonatokat, oltási bizonyítványokat, orvosi jelentéseket, iskolai bizonyítványokat vagy munkaszerződéseket.

A pénzügyi dokumentumokat a bankszámlák, megtakarítások és befektetések, hitelek vagy közüzemi szolgáltatások feliratú alkategóriákba soroljuk.

A készülékek és egyéb tárgyak nyugtáin kívül a vásárlások dokumentumai közé tartoznak az adásvételi szerződések, az ablakokra vagy a tetőre vonatkozó dokumentumok, sőt még a földhivatali kimutatások is.

Az iratokat az egyes kötegekben alfabetikusan, időrendben vagy kategória és fontosság szerint rendezheted. Az azonos alkategóriába tartozó papírokat ezután össze lehet tűzni vagy műanyag tokokban elhelyezni, ami megkönnyíti az archiválást.

Miután mindent elrendeztél, elkezdheted sorba rendezni a kötegelőket polcokon, állványokon vagy könyvespolcokon. A leggyakrabban használt vagy a jövőben visszatérni szándékozó iratokat tedd közelebb az íróasztalodhoz. A rövid távú tároláshoz akár A4-es méretű dokumentumok tárolására és kezelésére is használhatsz íróasztali tálcákat.

A nem kívánt iratok selejtezésekor a megsemmisítés következik. A selejtezésnél azonban vedd figyelembe a dokumentumokon található információk érzékenységét. A legmegfelelőbb megoldás az aprításuk. Ha az iratok nem tartalmaznak érzékeny információkat, újrahasznosíthatod őket.